ORGANIZATOR EVENIMENTE
Căutăm un Events Organizer – Operațional excepțional, extrem de organizat și proactiv, pentru a se alătura echipei noastre clientului nostru, un organizator de evenimente fine tech.
Rolul este esențial în execuția impecabilă a evenimentelor noastre tech de anvergură (conferințe, summit-uri) cu 1.000-2.000 de participanți.
Candidatul ideal este capabil să gestioneze întregul ciclu de viață operațional al unui eveniment, de la concept la analiza post-eveniment. Vei fi punctul central care asigură că toate elementele operaționale se îmbină perfect pentru a crea o experiență memorabilă și fluidă pentru participanți, speakeri și sponsori.
Responsabilități Principale
Acest rol acoperă 360 de grade operațiunile unui eveniment
• Identificarea, evaluarea și negocierea contractelor cu locații potrivite pentru evenimente de mare anvergură.
• Crearea planurilor detaliate de amenajare a spațiului (floor plans), incluzând zonele de scenă, expoziție, networking, catering și backstage.
• Coordonarea tuturor aspectelor legate de infrastructura locației: electricitate, internet, HVAC, securitate și acces.
• Selectarea, negocierea și contractarea tuturor furnizorilor externi: producție tehnică (audio-video, lumini), catering, branding și signalistică, mobilier, servicii de curățenie etc.
• Menținerea unei relații de parteneriat cu furnizorii și evaluarea constantă a performanței acestora.
• Participarea la crearea bugetului pentru componenta operațională a evenimentului.
• Monitorizarea atentă a costurilor, procesarea facturilor și menținerea cheltuielilor în conformitate cu bugetul alocat.
• Identificarea oportunităților de optimizare a costurilor fără a compromite calitatea.
• Colaborarea strânsă cu echipa tehnică pentru a asigura toate necesitățile AV pentru scenele principale și workshop-uri.
• Managementul platformelor de înregistrare, aplicațiilor mobile ale evenimentului și altor tehnologii folosite (ex: platforme de networking, sisteme de vot live).
• Crearea documentelor master de planificare: run of show, timeline de producție, contact list, planuri de criză.
• Managementul transportului și cazării pentru speakeri, echipa internă și parteneri VIP.
Coordonarea producției materialelor de eveniment (badge-uri, agende, materiale promoționale).
• Rolul de supervizare operațională on-site, asigurându-se că evenimentul se desfășoară conform planului (run of show).
• Punctul central de contact pentru toate problemele operaționale apărute în timpul evenimentului.
• Supervizarea procesului de check-in/înregistrare pentru a asigura un flux rapid și eficient.
• Gestionarea signalisticii și a fluxurilor de mișcare în interiorul locației.
• Managementul echipei de suport (staff, voluntari), alocarea sarcinilor și supervizarea execuției.
• Coordonarea directă a tuturor furnizorilor (catering, tehnic, securitate) pentru a asigura livrarea serviciilor la standardele agreate.
• Identificarea și rezolvarea rapidă și calmă a oricăror probleme neprevăzute, de la defecțiuni tehnice la urgențe medicale minore.
• Implementarea planurilor de contingență create în faza de planificare.
• Supervizarea procesului de de-rigging și curățenie a locației, asigurând respectarea contractului.
• Coordonarea returnării echipamentelor închiriate și a materialelor.
• Colectarea datelor și a feedback-ului de la participanți, sponsori și echipă.
• Analiza performanței operaționale a evenimentului, identificând succesele și zonele de îmbunătățit.
• Crearea unui raport post-eveniment detaliat pe componenta operațională.
Cerințe și Calificări
• Educație: Studii superioare finalizate (domeniile Comunicare, Management, Marketing, Turism reprezintă un avantaj).
• Experiență:
▪ Minimum 3-5 ani de experiență demonstrabilă în organizarea de evenimente, cu focus pe conferințe, expoziții sau evenimente corporate de mare anvergură (peste 1.000 de participanți).
▪ Experiență solidă în negocierea cu locații și furnizori și în managementul contractelor.
• Abilități Tehnice:
▪ Cunoștințe avansate de operare MS Office / Google Suite (în special Excel/Sheets pentru bugete).
▪ Limba engleză – nivel avansat (scris și vorbit).
Profilul Candidatului Ideal
• OrganizatorAi o atenție la detalii și o abilitate naturală de a jongla cu multiple sarcini simultan, fără a pierde din vedere imaginea de ansamblu.
• Rezolvator de Probleme: Ești calm sub presiune și vezi orice problemă neașteptată ca pe o oportunitate de a găsi o soluție creativă și eficientă.
• Comunicator Excelent: Ai abilități excepționale de comunicare interpersonală, scrisă și verbală. Poți comunica clar și concis cu toți stakeholderii, de la directori executivi la personalul de curățenie.
• Negociator Abil: Ești capabil să negociezi contracte avantajoase, menținând în același timp relații pozitive și pe termen lung cu partenerii.
• Proactiv și Autonom: Preiei inițiativa, anticipezi nevoile și lucrezi cu un grad înalt de autonomie pentru a duce la bun sfârșit sarcinile.
• Orientat spre Acțiune: Ești o persoană „hands-on”, dispusă să se implice direct în execuție și să nu se teamă de „munca de jos” necesară pentru succesul unui eveniment.
• Spirit de Echipă: Colaborezi excelent cu echipele interne (marketing, vânzări, conținut) și externe pentru a atinge un obiectiv comun.
Locație: București de la birou, Tineretului
Tipul contractului: Full-time
RANGE SALARIAL 5000 RON
Detalii
- Tip :
- Locatie :